En estos últimos años ha habido un incremento interesante en la comunicación electrónica. Virtualmente todos usamos el e-mail, de una forma o de otra. Existen ciertas reglas para escribir en medios electrónicos, ciertas sugerencias, tips para mejorar la efectividad y emoticons para expresar las emociones. Los medios electrónicos los podemos usar para comunicación familiar, amistosa, académica o de negocios.
Un e-mail, es como cualquier otra comunicación. Tiene varias ventajas como: elimina el problema de números ocupados de teléfono o ausencias de personas; muchos asuntos se pueden leer, documentarse y contestar, situación que por teléfono, implicaría varias llamadas; ahorra tiempo, puede, en una misma sesión enviar muchos correos; es más productivo, al poder enviar a varios receptores el mismo mensaje; es más barato, todos los mensajes, una sola llamada telefónica; finalmente es más rápido. Aun que parezca paradójico, el correo electrónico es más rápido, puesto que llegara directo a quien usted quiere, además, cuando le conteste será ya con la información necesaria.
La estructura de un e-mail, contiene (normalmente) un destinatario (To), opción de mandar copias (cc), posibilidad de mandar una copia oculta (bcc) la cuál el destinatario no sabe que fue mandada, un tema (subject), el mensaje (message) y finalmente un anexo (attachement).
El mensaje debe contener tres partes: el saludo, el cuerpo y la despedida. Normalmente el comunicado va dirigido a una persona en especial, por lo que no habrá que poner como en las cartas, el nombre completo, el departamento, la empresa, etc.
Si usted manda su e-mail a un buzón genérico, será conveniente anotar el nombre y apellido de la persona en el tema (subject). En Estados Unidos, al mandar un e-mail se evita el "estimado. o querido.", sin embargo, en Latinoamérica, esto se podría considerar demasiado directo y falto de respeto. En la parte inicial un "hola o saludos" seguido del primer nombre de la persona es correcto. Después una o dos líneas comunicando el contenido del mensaje es indispensable.
Recuerde que hay algunas personas que tienen todo el tiempo para leer estos mensajes, puesto que reciben menos de 20 diarios, pero hay algunas que reciben hasta 100 o más mensajes para leer. Si en las dos primeras líneas, o incluso desde el tema, no logra interesarlo, no lo leerá, pensara que es "correo basura" (Spam).
Posteriormente escribirá el mensaje, el cual no deberá exceder una página, o dos máximo. Si su mensaje tiene más extensión, es correcto enviar una carta anexa, en forma de carta.
Hay algunas características que habrá que tomar en consideración para escribir el mensaje de un e-mail: conciso, claro, correcto y "de etiqueta". Conciso significa que diga lo que quiere decir, sin rodeos, directo. Oraciones sencillas y cortas son mejores.
Si es posible no reenviar (quote) el texto, es mejor, así el lector tendrá menos que leer y podrá poner más atención en su mensaje. Claro significa que no use palabras rebuscadas o técnicas o elegantes ("domingueras"), para que su receptor pueda captar más fácil el mensaje. Recuerde que el objetivo es que entienda el mensaje, no que lo descifre. Deberá evitar escribir palabras muy familiares para un grupo, a menos que esté escribiendo a algún miembro de este mismo grupo. Es recomendable usar lenguaje técnico y abreviaciones (MTBF, ISO, CPS, DPI) cuando el receptor sabe a lo que nos referimos, de manera contraria, es mejor poner el nombre completo.
Por ejemplo si un cliente recibe un comunicado que dice: "La impresora tiene 300 DPI, y 8
PPM, espero resuelva su duda". ¿Resuelva su duda? ¿Qué es DPI y PPM?
La propiedad en el mensaje, también es indispensable. La puntuación correcta ayuda al significado preciso: no es lo mismo "trajeron la computadora y la impresora descompuesta" que "trajeron la computadora, y la impresora descompuesta". Una coma hace la diferencia. Etiqueta significa escribir de manera cortés. Use leguaje no ofensivo ni discriminatorio. Trate de centrar la comunicación en el receptor. En lugar de escribir yo esto, yo lo otro, trate de escribir las oraciones como usted (o tu) esto o lo otro.
ALGUNAS GUÍAS (no reglas):
1.- No use mayúsculas. Usarlas equivale a gritar. Si todo su mensaje es un gran grito, entonces use sólo mayúsculas.
2.- Evite lenguaje discriminatorio, humillante o vulgar. Recuerde que uno nunca sabe a dónde podrán re-enviar (forward) su mensaje.
3.-Cuando envíe un mensaje, busque que siempre agregue valor al receptor.
4.- Evite, al contestar, volver a mandar el mensaje original.
5.- Cuando reciba un mensaje para un grupo (cc para varias direcciones), evite al contestar, hacerlo con un reply all, ya que esto generará que su respuesta sea enviada a todas las personas que les fue enviado el mensaje original y no solo al remitente.
